Condițiile de utilizare a semnăturii electronice pe documentele de muncă. Ce ar trebui să știe angajatorii?
Trecerea proceselor de administrare a resurselor umane în sfera digitală a fost impulsionată de pandemie și de necesitatea de a adopta regimul muncii la distanță. Totodată, tendințele arată că salariații și angajatorii intenționează să continue munca la distanță chiar și după pandemie, în regim permanent sau parțial, în funcție de posibilități. Semnarea electronică a documentelor de muncă și schimbul electronic de documente au devenit deci esențiale.
În acest context, în anul 2020 Codul muncii al Republicii Moldova a fost completat cu prevederi care permit încheierea, modificarea și încetarea, prin schimbul de documente electronice cu utilizarea semnăturii electronice avansate calificate, a contractului individual de muncă care conține clauze privind munca la distanţă[1]. Astfel, posibilitatea semnării cu semnătură electronică a contractelor individuale de muncă care nu conțin clauze privind munca la distanţă, dar și a altor documente de muncă, a generat o serie de discuții în mediul de afaceri și al autorităților relevante. Prin urmare, la 10 ianuarie 2022 Codul muncii a fost completat cu prevederi conform cărora contractul individual de muncă poate fi încheiat și modificat de către părţi, fie cu semnătură olografă, fie cu semnătură electronică avansată calificată, dacă părţile au convenit încheierea acestuia prin schimb de documente electronice[2].
În plus, a fost completată corespunzător (în caractere cursive în continuare) prevederea din Codul muncii referitoare la dreptul angajatorului de a aduce la cunoștința salariatului, sub semnătură sau prin altă modalitate care permite confirmarea recepționării/înștiințării, o serie de decizii și informații (de exemplu, ordinul de angajare, ordinul de aplicare a sancțiunii disciplinare, ordinul de încetare a contractului de muncă). Se consideră că recepţionarea/înştiinţarea este confirmată după îndeplinirea a cel puțin uneia dintre următoarele condiții, indiferent care dintre acestea este îndeplinită mai întâi: (i) notificarea este predată destinatarului; (ii) notificarea este predată la adresa poştală indicată de salariat sau la domiciliul său; (iii) notificarea este transmisă prin poştă electronică sau prin alt mijloc de comunicare individuală, când poate fi accesată de către destinatar, inclusiv potrivit regulilor de expediere şi recepţionare a documentului electronic prevăzute de legislaţie; (iv) notificarea este pusă în orice alt fel la dispoziţia destinatarului într-un loc şi într-un mod care fac posibil, în mod rezonabil, accesul destinatarului fără întârziere.
Legislația muncii nu conține prevederi cu privire la semnarea electronică a altor categorii de documente de muncă (de exemplu, fișele de instruire în domeniul securității și sănătății în muncă). Astfel, s-ar putea înțelege că intenția legiuitorului a fost să lase la discreția angajatorului utilizarea semnăturii electronice pentru semnarea documentelor de muncă pentru care legea nu prevede expres un anumit tip de semnătură electronică (de exemplu, semnătura electronică simplă sau semnătura electronică avansată necalificată), în conformitate cu principiul libertății alegerii şi utilizării oricărui tip de semnătură electronică, dacă actele normative sau acordul părţilor nu prevăd cerinţa de utilizare a unui tip concret de semnătură electronică[3].
În aceeași ordine de idei, Codul muncii nu prevede mecanisme pentru implementarea în practică a semnăturii electronice în relațiile de muncă, motiv pentru care specialiștii în administrarea resurselor umane întâmpină o serie de dificultăți în practică. În acest sens, pentru a asigura o practică legală, uniformă și clară, modul de folosire a semnăturii electronice pe documentele de muncă ar trebui să fie prevăzut în acte interne la nivelul angajatorului, care ar trebui să stabilească în detaliu procedurile de utilizare a semnăturii electronice, care să fie aduse la cunoștința tuturor salariaților.
Aceste proceduri ar trebui să stabilească cel puțin următoarele aspecte:
- la încheierea, modificarea și încetarea contractului individual de muncă prin schimbul de documente prin mijloace electronice poate fi utilizată doar semnătura electronică avansată calificată;
- semnarea electronică a unui contract individual de muncă este posibilă doar dacă viitorul salariat și-a dat acordul în acest sens (angajatorul ar trebui să găsească o modalitate pentru a proba consimțământul salariatului). Salariații ar trebui să fie informați despre procedura aplicabilă în cazul în care își exprimă acordul pentru utilizarea semnăturii electronice, dar și despre dreptul de a refuza utilizarea semnăturii electronice;
- semnarea electronică a unui contract individual de muncă este posibilă dacă viitorul salariat deține deja o semnătură electronică avansată calificată;
- cine suportă cheltuielile pentru obținerea semnăturii electronice pentru salariații cu care există deja un raport de muncă și se dorește digitalizarea relației de muncă;
- toate documentele care se semnează electronic de către o parte vor fi semnate electronic și de către cealaltă parte, iar toate documentele care se semnează olograf de către o parte vor fi semnate olograf și de către cealaltă parte[4]. Or, așa cum precizează Curtea Supremă de Justiție a Republicii Moldova, un document în formă electronică nu poate fi semnat olograf, iar un document pe hârtie nu poate fi semnat cu semnătură electronică[5];
- păstrarea documentelor electronice în arhiva electronică conform termenului prevăzut de legislaţie pentru păstrarea documentelor echivalente pe suport de hârtie[6].
Totodată, la implementarea semnăturii electronice pe documentele de muncă angajatorii ar trebui să țină cont și de următoarele:
- documentele de muncă semnate cu semnătură electronică avansată calificată sunt asimilate, în baza legii, documentelor în format analog (pe suport de hârtie), semnate cu semnătură olografă;
- documentul electronic semnat cu semnătură electronică simplă sau cu semnătură electronică avansată necalificată este asimilat documentului în format analog (pe suport de hârtie), semnat cu semnătură olografă, doar în cazurile stabilite expres de actele normative sau de acordul părţilor privind aplicarea semnăturilor electronice. Astfel, la implementarea acestor tipuri de semnături electronice se recomandă stabilirea acestui aspect în acordul încheiat cu salariatul, ținându-se cont de prevederile art. 10 alin. (2) din Legea privind semnătura electronică şi documentul electronic nr.91 din 29.05.2014;
- documentul electronic este considerat autentic dacă întruneşte cumulativ următoarele condiţii: (a) este semnat de persoana abilitată, în modul stabilit, să semneze cu semnătură olografă documentul echivalent pe suport de hârtie; (b) este semnat cu semnătura electronică autentică a semnatarului indicat în document;
- în scopul probării momentului semnării unui document sau a transmiterii acestuia, atât semnătura electronică, cât și momentul transmiterii documentelor ar trebui să fie marcate temporal[7], fiind vizibile data și ora.
În timp ce introducerea și aplicarea semnăturii electronice în relațiile de muncă este îmbucurătoare, aceasta vine cu o serie de provocări de ordin tehnic și procedural, care – dacă nu vor fi administrate cu diligență – ar putea genera anumite riscuri pentru angajatori. Astfel, se recomandă specialiștilor în administrarea resurselor umane să adopte o abordare prudențială la implementarea semnăturii electronice în relațiile de muncă, și să asigure proceduri interne care să reglementeze modul de utilizare a semnăturilor electronice pe documentele de muncă, care să fie aduse la cunoștința tuturor salariaților.
[1] Art.2923, art.2925, Capitolul IX1, Codul muncii
[2]Art.56 alin.(3), art.68 alin. (1), Codul muncii
[3] Art.3 Legea că privind semnătura electronică şi documentul electronic nr.91 din 29.05.2014
[4]Art. 15 din Legea privind semnătura electronică şi documentul electronic nr.91 din 29.05.2014
[5] Încheierea Curții Supreme de Justiție a Republicii Moldova, Dosarul nr. 2r-47/21
[6]Art.23 alin.(2) din Legea privind semnătura electronică şi documentul electronic nr.91 din 29.05.2014
[7]Marcă temporală – atribut al documentului electronic, care, prin intermediul semnăturii electronice, certifică faptul că informaţia a existat la un moment de timp determinat, cu păstrarea autenticităţii şi integrităţii documentului electronic (Legea nr.91 din 29.05.2014)